Politique de protection des lanceurs d'alerte
L’objectif de cette Politique de protection des lanceurs d'alerte est de clarifier le fonctionnement du Dispositif pour les lanceurs d'alerte pour encourager le signalement des infractions sans hésitation.
Le Dispositif pour les lanceurs d'alerte garantit que les employés, les anciens employés, et ceux qui n'ont pas encore commencé à travailler chez HMF Group A/S, ainsi que toutes les autres personnes impliquées dans des activités professionnelles avec HMF Group A/S, peuvent signaler les violations réelles ou potentielles de bonne foi et sans crainte de représailles, qu'ils soient anonymes ou non. Le Dispositif pour les lanceurs d'alerte est établi conformément à la Loi sur la protection des lanceurs d'alerte.
Qui peut signaler ?
Les employés, anciens employés et nouveaux arrivants de HMF Group A/S, ainsi que d'autres personnes en contact avec HMF Group A/S à des fins professionnelles comme la direction, les administrateurs, les stagiaires, les indépendants, les action.
Que peut-on signaler ?
Les signalements peuvent couvrir i) les violations du droit de l'UE dans le cadre de la Directive du Parlement et du Conseil de l'UE sur la protection des personnes signalant de telles violations, et/ou ii) d'autres infractions graves, à condition qu'elles ne soient pas expressément exclues par la Loi sur la protection des lanceurs d'alerte, selon le paragraphe 1.
Selon la Loi sur la protection des lanceurs d'alerte, les violations incluent les actions ou omissionsqui :
a) sont illégales, constituent une infraction grave, ou sont d'une importance sérieuse, ou
b) permettent de contourner l'objectif des règles dans le cadre de la loi.
Les cas illégaux et graves pouvant être signalés via le Dispositif pour les lanceurs d'alerte comprennent :
a) infractions pénales
b) détournement de fonds, vol, fraude, escroquerie, tromperie et corruption
c) harcèlement sexuel et autres formes de harcèlement grave.
Ce ne sont que des exemples. Si vous hésitez à signaler ce que vous avez observé, nous vous encourageons à le faire. Toutes les demandes de renseignements seront prises en charge.
Les problèmes moins graves, tels que les problèmes de collaboration, le harcèlement ou autres incidents mineurs, ne doivent pas être signalés via le Dispositif pour les lanceurs d'alerte, mais par les canaux de communication habituels. Si néanmoins ces signalements sont effectués, ils seront supprimés et vous en serez informé.
Signalement
Les signalements au Dispositif pour les lanceurs d'alerte se font électroniquement en remplissant et envoyant un formulaire en ligne. Ce formulaire électronique est disponible via le Dispositif pour les lanceurs d'alerte sur le site de HMF Group A/S.
Les signalements ne peuvent pas être effectués par d'autres moyens, comme l'envoi d'un email à la personne responsable du Dispositif pour les lanceurs d'alerte, en raison de la confidentialité des données personnelles qui ne doivent pas être transmises en ligne sans cryptage.
Les signalements ne peuvent être soumis qu'en langue danoise.
Si vous constatez que des informations incomplètes ou incorrectes ont été signalées, déposez un nouveau rapport en se référant à l'original et en détaillant les corrections.
Si une boîte aux lettres sécurisée a été configurée lors de la soumission du rapport, les corrections peuvent être effectuées en se connectant avec le numéro de dossier et le mot de passe choisi.
Il est important de noter que les signalements peuvent également être adressés à un Dispositif pour les lanceurs d'alerte externe.
L'Autorité de protection des données met en place un Dispositif pour les lanceurs d'alerte externe et indépendant pour recevoir et traiter les signalements d'infractions au droit de l'UE, conformément à la Directive du Parlement et du Conseil de l'UE sur la protection des personnes signalant de telles infractions. Cela n'inclut pas les signalements d'autres infractions ou problèmes graves.
Il est encouragé de signaler via ce dispositif lorsque les infractions peuvent être traitées efficacement en interne sans risque perçu de représailles. Il convient de noter que chacun est libre de choisir de signaler via ce dispositif ou un dispositif externe, pourvu que cela concerne les violations du droit de l'UE évoquées.
Protection contre les représailles
Les lanceurs d'alerte sont protégés contre toute forme de représailles s'ils avaient des raisons valables de croire que les informations rapportées ou publiées étaient exactes à ce moment-là et qu'elles relevaient de la Loi sur la protection des lanceurs d'alerte.
Le système ne doit pas être utilisé pour accuser des personnes innocentes. Tous les signalements doivent être faits de bonne foi. Si un signalement est fait de mauvaise foi, motivé par des rancunes personnelles ou la vengeance, cela peut avoir des conséquences sur l'emploi du lanceur d'alerte s'il travaille chez HMF Group A/S et s'il est identifiable. Ils perdront également la protection prévue par la Loi sur la protection des lanceurs d'alerte.
Quiconque tente de se venger d'un lanceur d'alerte agissant de bonne foi sera passible de sanctions professionnelles, si possible.
Qui traite les signalements ?
Les signalements sont reçus par le personnel de Deloitte Legal, qui évalue qui peut les traiter au sein de HMF Group A/S.
Henrik Skjærbæk Jensen de HMF Group A/S traite d'abord le signalement, ou Mikkel Winther Andersen si cela concerne Henrik Skjærbæk Jensen.
Comment les signalements sont-ils traités ?
Le lanceur d'alerte reçoit une confirmation dans un délai de 7 jours, sauf si le signalement est anonyme et qu'aucune boîte aux lettres sécurisée n'est mise en place.
Une enquête préliminaire est menée sur le contenu du signalement.
Si le signalement ne relève pas du Dispositif pour les lanceurs d'alerte ou est manifestement infondé, il sera rejeté et supprimé. Le lanceur d'alerte sera informé s'il a dévoilé son identité ou créé une boîte aux lettres sécurisée.
Si l'enquête initiale conclut que le signalement relève du cadre du dispositif et n'est pas infondé, il fera l'objet d'une enquête approfondie par HMF Group A/S, avec éventuellement l'aide de Deloitte Legal.
Le lanceur d'alerte recevra un retour d'information rapidement, au plus tard 3 mois après la confirmation de réception, sauf si le signalement est anonyme et qu'aucune boîte aux lettres sécurisée n'est en place.
Des conseillers externes peuvent être consultés durant l'enquête si nécessaire.
Dans certains cas, l'affaire peut être transmise à la police pour une enquête plus poussée.
Si le lanceur d'alerte a fourni son identité et que des poursuites judiciaires sont engagées, il peut être appelé à témoigner.
Précisions et collecte de documents supplémentaires
Si le lanceur d'alerte a révélé son identité ou créé une boîte aux lettres sécurisée, le gestionnaire de dossier prendra contact.
Si un lanceur d'alerte opte pour l'anonymat lors de la transmission d'un signalement, il peut créer une boîte aux lettres sécurisée. Cela permet de se connecter anonymement et de vérifier si le gestionnaire de dossier a d'autres questions ou demande des documents supplémentaires. Toute communication ultérieure reste totalement anonyme et dépend uniquement de la volonté du lanceur d'alerte de se connecter et de répondre aux questions du gestionnaire de cas. Dans ce cas, ni Deloitte Legal ni HMF Group A/S ne peuvent identifier le lanceur d'alerte anonyme.
Comment les données personnelles contenues dans un signalement sont-elles gérées ?
Les données personnelles soumises au Dispositif pour les lanceurs d'alerte sont stockées sur un serveur fourni par EQS Group A/S (Got Ethics), un sous-traitant de Deloitte Legal, CVR no. 33 05 74 31, situé à Bag Elefanterne 3, 1799 Copenhague V.
Le traitement, la gestion et la divulgation potentielle des données personnelles liées au Dispositif pour les lanceurs d'alerte respectent les réglementations actuelles sur la protection des données et l'article 22 de la Loi sur la protection des lanceurs d'alerte.
En général, le signalement implique le traitement de données personnelles concernant le lanceur d'alerte (sauf s'il est anonyme), la personne signalée et parfois d'autres individus mentionnés.
Veuillez vous référer à la Politique de confidentialité pour le Dispositif pour les lanceurs d'alerte pour plus d'informations.
Enregistrement
Les signalements sont enregistrés de manière anonyme dans le système. Seul le contenu du signalement est enregistré. Aucun journal de l'adresse IP ou de l’identifiant de la machine à partir de laquelle le signalement est fait n'est conservé.
Sécurité informatique
Le système de signalement est hébergé par EQS Group A/S, une partie indépendante qui garantit la sécurité et l'anonymat du système.
EQS Group A/S a mis en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données personnelles contre la destruction, la perte ou l'altération accidentelle ou illégale, ainsi que contre la divulgation ou l'utilisation abusive non autorisées. Le traitement des informations personnelles est strictement contrôlé et suit des procédures conformes aux meilleures pratiques du secteur.
Toutes les transmissions et le stockage des données sont chiffrés. Aucune information non chiffrée n'est transmise sur Internet.
Anonymat
Comme mentionné précédemment, le système n'enregistre pas les adresses IP ni les identifiants des machines et n'utilise pas de cookies.
Si un rapport est effectué depuis un ordinateur du réseau de HMF Group A/S, il y a un risque que les sites Web visités soient enregistrés dans l'historique du navigateur ou dans le journal de HMF Group A/S. Ce risque peut être évité en signalant depuis un ordinateur non connecté au réseau de HMF Group A/S.
Lors du téléchargement de documentées, sachez qu'ils peuvent contenir des métadonnées susceptibles de révéler l'identité du lanceur d'alerte. Si vous souhaitez rester anonyme, veillez à supprimer toutes les métadonnées compromettantes avant de télécharger des documentées.
Vous avez la possibilité de signaler anonymement ou de fournir des informations personnelles. Si un lanceur d'alerte choisit de ne pas rester anonyme, son identité est connue des personnes gérant l'affaire.
Notez que si vous fournissez des informations supplémentaires pouvant vous identifier directement ou indirectement, HMF Group A/S traitera ces informations dans le cadre de la gestion du rapport. Cela s'applique également si vous avez choisi de rester anonyme.
Informations fournies à la personne signalée concernant l'inscription.
HMF Group A/S informera la personne signalée conformément à la réglementation sur la protection des données. Chaque cas sera évalué avec soin pour déterminer si et quand cette notification peut être effectuée, en s'assurant qu'elle n'affecte pas l'enquête ou la collecte de preuves. La personne signalée recevra des informations telles que:
- L'identité de la personne ou du groupe responsable de l'enquête sur le signalement.
- Description des allégations.
- Qui a examiné le rapport.
En général, aucune information sur le lanceur d'alerte n'est divulguée, même s'il a choisi de révéler son identité. Veuillez toutefois noter que les lanceurs d'alerte qui ne restent pas anonymes peuvent être appelés à témoigner si des actions légales sont engagées.
Veuillez vous référer à la Politique de confidentialité du Dispositif pour les lanceurs d'alerte, qui gère l'obligation en vertu du RGPD d'informer à la fois les personnes signalées et celles faisant des signalements.
Questions
Toute question concernant le Dispositif pour les lanceurs d'alerte peut être adressée aux RH à l'adresse e-mail hr@hmfcranes.com.